Bienvenido a HADS365 POS
Sistema de Punto de Venta para Colmados y Tiendas de la República Dominicana
Contenido del manual

¿Qué es HADS365?

HADS365 es un sistema SaaS (Software como Servicio) de Punto de Venta diseñado para colmados, tiendas de abarrotes y pequeños negocios de la República Dominicana. Permite gestionar ventas, inventario, caja, clientes y empleados desde cualquier dispositivo con internet.

  • Registro de ventas en tiempo real con cálculo automático de cambio
  • Control de inventario con alertas de stock bajo vía SMS
  • Multi-usuario con roles y permisos por empleado
  • Apertura y cierre de caja con arqueo automático
  • Dashboard con KPIs del día en tiempo real
  • Compatible con móvil, tablet y computadora
  • Cumple con Ley 32-23 DGII República Dominicana
Ventas rápidas
Cobra en segundos con búsqueda por código o nombre
Control de stock
Alertas automáticas cuando el inventario está bajo
Multi-empleado
Cajeros, gerentes y despachadores con accesos separados
Reportes
Ventas por día, semana y mes con gráficos

Roles del sistema

HADS365 tiene 5 roles de usuario. Cada rol tiene acceso a módulos específicos según su función en el negocio.

Administrador
Acceso completo a todos los módulos del sistema
Gerente
Dashboard, POS, Caja, Ventas, Clientes, Inventario, Usuarios
Cajero
Dashboard, POS, Caja, Ventas
Almacenista
Dashboard, Productos, Inventario
Despachador
Dashboard, Pedidos (crea órdenes para el cajero)
Módulo Admin Gerente Cajero Almacenista Despachador
Dashboard✅✅✅✅✅
POS / Ventas✅✅✅——
Caja✅✅✅——
Historial Ventas✅✅✅——
Pedidos✅✅✅—✅
Inventario✅✅—✅—
Clientes✅✅———
Usuarios✅✅———
Configuración✅————
Roles y Permisos✅————
Suscripción✅————

Inicio de sesión

Accede al sistema con tu correo y contraseña. El sistema recuerda tu sesión automáticamente hasta que cierres sesión.

localhost:8080/login

HADS365 POS

Ingresa tus credenciales

admin@mitienda.com
••••••••
Iniciar sesión
1
Abre tu navegador
Escribe la dirección del sistema en la barra de navegación. Puedes usar Chrome, Firefox o Edge.
2
Ingresa tu correo y contraseña
Usa el correo y la contraseña que te proporcionó el administrador. La primera vez que accedas, el administrador te dará tus credenciales.
3
Haz clic en "Iniciar sesión"
El sistema verificará tus datos y te llevará automáticamente a la pantalla principal según tu rol.
Tu sesión se mantiene activa incluso si recargas la página o cierras el navegador. Para cerrar sesión de forma segura, usa el botón "Cerrar sesión" en la esquina superior derecha.
Contraseña olvidada: Contacta al administrador de tu empresa para que restablezca tu contraseña. El administrador puede cambiarla desde el módulo de Usuarios.

Registro de empresa

Si tu empresa aún no está registrada en HADS365, el dueño o administrador debe completar el registro para crear la cuenta maestra.

1
Ingresa a la pantalla de registro
En la página de inicio haz clic en "Crear cuenta gratis" o navega a /registro.
2
Completa los datos de la empresa
Necesitas: nombre de la empresa, tu nombre completo, correo electrónico y contraseña segura (mínimo 8 caracteres, una mayúscula y un número).
3
Selecciona tu plan
Puedes empezar con el plan BÁSICO que incluye 14 días de prueba gratuita sin tarjeta de crédito.
4
¡Listo! Accede al sistema
Tu cuenta queda activa inmediatamente. Serás el Administrador principal y podrás crear usuarios para tus empleados.
14 días gratis: Todas las cuentas nuevas incluyen un período de prueba de 14 días con acceso completo al sistema sin necesidad de pagar.

Dashboard

El Dashboard es la pantalla principal que ves al iniciar sesión. Muestra un resumen de la actividad del día y accesos rápidos a los módulos más usados.

Indicadores KPI del día

Ventas del día
Total de dinero vendido hoy
Transacciones
Número de ventas realizadas
Stock bajo
Productos que necesitan reposición
Ventas del mes
Gráfico comparativo mensual
El selector de mes en el gráfico permite ver el historial de ventas de meses anteriores. Usa el menú desplegable en la sección de gráficos para cambiar el período.

Accesos rápidos

El Dashboard incluye botones de acceso directo a las acciones más frecuentes según tu rol:

  • Nueva Venta — va directamente al POS
  • Nuevo Producto — abre el formulario de inventario
  • Ver Ventas — muestra el historial del día
  • Abrir/Cerrar Caja — acceso directo al módulo de caja

Caja

La caja es el turno de trabajo del cajero. Antes de cobrar cualquier venta, el cajero debe abrir su caja con un monto inicial en efectivo.

Importante: No puedes registrar ventas sin una caja abierta. Si intentas cobrar sin caja activa, el sistema te mostrará un aviso y no procesará el pago.

Abrir caja (inicio de turno)

1
Ve al módulo "Caja"
Haz clic en Caja en el menú lateral izquierdo.
2
Haz clic en "Abrir caja"
Aparecerá un formulario para ingresar el monto inicial.
3
Ingresa el fondo inicial
Cuenta el efectivo que tienes en la caja al inicio del turno (ej: RD$500.00) y escríbelo. Ponle un nombre a la caja (ej: "Caja 1").
4
Confirma la apertura
Haz clic en "Abrir caja". A partir de este momento puedes registrar ventas.

Cerrar caja (fin de turno)

1
Ve al módulo "Caja"
Si ya tienes una caja abierta, verás el resumen del turno con todas las ventas del día.
2
Cuenta el efectivo físico
Antes de cerrar, cuenta todo el dinero en la caja física.
3
Haz clic en "Cerrar caja"
Ingresa el monto real que contaste. El sistema calcula automáticamente si hay sobrante o faltante.
4
Revisa el arqueo
El sistema muestra el resumen: monto esperado vs. monto real, diferencia y total de ventas por método de pago.

Información que muestra la caja activa

CampoDescripción
Fondo inicialEfectivo con el que abriste el turno
Ventas en efectivoTotal cobrado en billetes durante el turno
Ventas con tarjetaTotal cobrado con tarjeta de crédito/débito
Ventas por transferenciaTotal recibido por transferencia bancaria
Número de transaccionesCantidad de ventas procesadas
Hora de aperturaCuándo se abrió el turno
Al cerrar sesión: El sistema verifica si tienes una caja abierta. Si la tienes, te pedirá que la cierres antes de salir para proteger el arqueo del turno.

Punto de Venta (POS)

El módulo POS es el corazón del sistema. Aquí se registran todas las ventas del negocio. Dependiendo de tu rol, verás una vista diferente.

Prerequisito: Debes tener una caja abierta antes de poder cobrar. Si no tienes caja activa, el botón "Cobrar" estará deshabilitado.

Vista por rol

Admin / Gerente
Ve las pestañas "Venta Directa" y "Pedidos Pendientes". Puede cobrar directamente o cobrar pedidos del despachador.
Cajero
Ve solo los pedidos pendientes del despachador. Selecciona un pedido y lo cobra.
Despachador / Almacenista
Crea pedidos con los productos. Los pedidos van a la cola del cajero para que los cobre.

Cómo registrar una venta directa

1
Busca el producto
Escribe el nombre del producto en la barra de búsqueda o escanea el código de barras con un lector. También puedes filtrar por categoría usando los chips de categorías.
2
Haz clic en la tarjeta del producto
El producto se agrega automáticamente al carrito de la derecha. Haz clic varias veces para aumentar la cantidad, o usa los botones + y − en el carrito.
3
Selecciona el método de pago
Elige entre: Efectivo Tarjeta Transferencia
4
Ingresa el monto recibido (solo efectivo)
Si el cliente paga en efectivo, escribe cuánto te entregó. El sistema calcula el cambio automáticamente.
5
Haz clic en "Cobrar"
El sistema procesa la venta, descuenta el stock y muestra el ticket con el folio, total y cambio.
6
Imprime o inicia nueva venta
Puedes imprimir el ticket en formato Ticket 80mm (impresora térmica) o Factura 8.5×11 (hoja carta). Haz clic en "Nueva venta" para la siguiente transacción.

Impresión de tickets

Al completar una venta aparece el botón "Imprimir". Al hacer clic verás dos opciones:

Ticket 80mm
Para impresoras térmicas. Formato compacto ideal para el cliente.
Factura 8.5×11
Hoja carta. Formato profesional con logo y datos de la empresa.

Indicadores de stock en el POS

Color del productoSignificado
VerdeStock disponible y suficiente
Amarillo / borde naranjaStock bajo el mínimo configurado
Rojo / deshabilitadoSin stock — no se puede vender

Historial de Ventas

El módulo de Ventas muestra todas las transacciones registradas en el sistema. Puedes filtrar, buscar y ver el detalle de cada venta.

Filtros disponibles

FiltroDescripción
Método de pagoEfectivo, Tarjeta, Transferencia, Crédito
EstadoCompletada, Cancelada, Devolución
Fecha desde / hastaRango de fechas personalizado
BúsquedaPor folio de venta o nombre del cajero
Registros por página10, 25 o 50 ventas por página

Ver detalle de una venta

Haz clic en el botón Ver en cualquier fila para ver el detalle completo: productos vendidos, cantidades, precios, descuentos, impuestos y datos del cajero.

Cancelar / Anular una venta

Atención: Anular una venta revierte el stock de todos los productos automáticamente. Esta acción no se puede deshacer. Solo el Administrador o Gerente puede anular ventas.
1
Encuentra la venta a anular
Usa los filtros de fecha o búsqueda por folio para encontrar la venta.
2
Haz clic en el botón rojo de anular
Solo aparece en ventas con estado "Completada".
3
Selecciona el motivo
El sistema requiere un motivo de cancelación. Selecciónalo del menú o escribe uno personalizado.

Pedidos

El módulo de Pedidos permite un flujo de trabajo donde el Despachador crea órdenes y el Cajero las cobra. Ideal para negocios con área de despacho separada del punto de pago.

Flujo del pedido

1
Despachador crea el pedido
El despachador agrega productos al pedido (igual que el POS), escribe el nombre del cliente o mesa y lo envía a caja.
2
Pedido aparece en la cola del cajero
El cajero ve el pedido en la pestaña "Pedidos Pendientes" del POS o en el módulo de Pedidos.
3
Cajero cobra el pedido
Selecciona el método de pago, ingresa el monto recibido y confirma el cobro. El pedido se convierte en una venta.
4
Venta registrada
El pedido desaparece de la cola y queda registrado como venta completada en el historial.
Los pedidos no descuentan stock hasta que son cobrados. Si un pedido se cancela, no afecta el inventario.

Inventario

El módulo de Inventario es donde gestionas todos los productos del negocio: precios, stock, categorías y alertas.

Crear un nuevo producto

1
Haz clic en "Nuevo Producto"
El botón está en la parte superior del módulo de Inventario.
2
Completa la información básica
Nombre (obligatorio) y Precio de venta (obligatorio). El código de barras, categoría y marca son opcionales pero recomendados.
3
Configura precios y stock
Ingresa el precio de compra (para calcular margen), precio de mayoreo, stock inicial y stock mínimo para alertas.
4
Haz clic en "Crear producto"
El producto queda disponible inmediatamente en el POS.

Campos importantes del producto

CampoDescripciónObligatorio
NombreNombre visible en el POS y en los ticketsSí
Código / BarrasPara escanear con lector de códigosNo
Precio de ventaLo que paga el cliente. Ya incluye ITBIS.Sí
Precio de compraCosto del producto. Calcula el margen de ganancia.No
Stock actualUnidades disponibles en inventarioNo
Stock mínimoUmbral para alertas de reposición por SMSNo
Unidad de medidaPIEZA, KG, LITRO, CAJA, etc.Sí
Permite venta sin stockSi se puede vender aunque no haya unidadesNo

Ajuste de stock (entrada/salida manual)

Para corregir el stock sin registrar una venta, usa el botón en la tabla de inventario.

Entrada
Aumenta el stock (ej: llegó mercancía)
Salida
Reduce el stock (ej: pérdida o daño)
Ajuste positivo
Corrección manual al alza
Ajuste negativo
Corrección manual a la baja
Alertas de stock: Cuando un producto baja del stock mínimo configurado, el sistema envía un SMS automático al teléfono de alertas configurado en la empresa. Asegúrate de configurar el número en el módulo de Configuración.

Clientes

El módulo de Clientes permite registrar los datos de tus clientes frecuentes para ventas nominativas, control de crédito y facturación.

Registrar un cliente

1
Haz clic en "Nuevo Cliente"
Se abre un formulario modal directamente sobre la lista de clientes.
2
Completa los datos
El nombre es el único campo obligatorio. Puedes agregar: apellido, documento (Cédula, RNC, RFC), teléfono, email, dirección y límite de crédito.
3
Guarda el cliente
Haz clic en "Crear cliente". El cliente queda disponible para asociarlo a ventas desde el POS.
Límite de crédito: Si configuras un límite de crédito para el cliente, el sistema lo mostrará en su perfil como referencia. La gestión del crédito se hace de forma manual.

Usuarios / Empleados

El módulo de Usuarios permite al Administrador y Gerente crear cuentas para los empleados del negocio.

Límite de usuarios por plan: El número de usuarios que puedes crear depende de tu plan de suscripción. Si llegas al límite, el sistema te notificará y te ofrecerá la opción de mejorar tu plan.

Crear un empleado

1
Haz clic en "Nuevo Empleado"
Ve al módulo Usuarios y haz clic en el botón azul en la parte superior.
2
Selecciona el rol
Elige el rol del empleado haciendo clic en una de las tarjetas: Cajero, Almacenista, Gerente o Despachador.
3
Completa los datos personales
Nombre (obligatorio), apellido, teléfono, correo electrónico (obligatorio) y contraseña.
4
Reglas de contraseña
Mínimo 8 caracteres, al menos una letra mayúscula y al menos un número. Ej: Tienda2024

Gestión de empleados

AcciónDescripción
EditarCambia el nombre, teléfono o rol del empleado. El email no se puede cambiar.
DesactivarDesactiva la cuenta del empleado. No puede iniciar sesión pero sus ventas quedan en el historial.

Roles y Permisos

El módulo de Roles permite personalizar qué módulos puede acceder cada rol. También puedes dar permisos especiales a usuarios individuales.

Permisos por rol

En la pestaña "Por Rol" verás una tarjeta por cada rol. Usa los toggles (interruptores) para activar o desactivar el acceso a cada módulo. Los cambios se guardan automáticamente.

El rol Administrador no se puede modificar. Siempre tiene acceso a todos los módulos del sistema.

Permisos por usuario individual

En la pestaña "Por Usuario" puedes dar o quitar permisos a un empleado específico, sin cambiar los permisos del rol completo.

1
Selecciona el usuario
Elige el empleado en el menú desplegable.
2
Haz clic en "Ver permisos"
Verás los módulos activos e inactivos para ese empleado específico.
3
Ajusta los permisos
Activa o desactiva los módulos según necesites y haz clic en "Guardar cambios".
4
Restaurar permisos del rol
Si quieres volver a los permisos originales del rol, usa el botón "Restaurar rol base".

Configuración

El módulo de Configuración permite al Administrador personalizar los datos de la empresa que aparecen en los tickets y facturas.

Datos configurables

CampoUso
Nombre comercialAparece en el encabezado de tickets y facturas
RNC / NITNúmero de registro fiscal — requerido por DGII
TeléfonoAparece en el pie de los tickets
Teléfono de alertasRecibe SMS cuando un producto queda bajo el mínimo de stock
Dirección / CiudadAparece en facturas formato carta
Tasa de impuesto (ITBIS)Porcentaje de impuesto. Por defecto 18% (RD)
MonedaCódigo (DOP) y símbolo (RD$) de la moneda
Color primarioColor del encabezado en facturas y tickets
URL del logoImagen que aparece en facturas (URL pública de imagen)
Vista previa en tiempo real: A medida que escribes los datos, la vista previa de la derecha se actualiza automáticamente para que veas cómo quedarán en los tickets.

Cambiar contraseña

En la sección de Seguridad puedes cambiar tu contraseña de acceso. Necesitarás ingresar tu contraseña actual y la nueva (mínimo 8 caracteres).

Suscripción y Facturación

El módulo de Suscripción muestra el estado de tu plan, los límites de uso y permite cambiar o renovar tu suscripción.

Planes disponibles

Plan Precio Cajas Productos Usuarios Reportes
BÁSICO $15 USD/mes 1 500 3 No
PROFESIONAL $25 USD/mes 3 2,000 10 Sí
EMPRESARIAL $75 USD/mes Ilimitado Ilimitado Ilimitado Sí + API
Plan vencido: Si tu plan vence o llega a 0 días, el sistema bloqueará el acceso a todos los módulos y te redirigirá automáticamente a la pantalla de Facturación para que puedas renovar tu suscripción.

Renovar el plan vía PayPal

1
Ve al módulo "Suscripción"
Verás tu plan actual, los días restantes y la comparativa de planes.
2
Selecciona el plan que deseas
Haz clic en "Actualizar" o "Cambiar" en la tarjeta del plan que prefieres.
3
Confirma y paga con PayPal
Serás redirigido a PayPal de forma segura. Completa el pago con tu cuenta PayPal o tarjeta.
4
Tu plan se activa inmediatamente
Una vez confirmado el pago, el sistema extiende tu suscripción automáticamente por 30 días.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si se va la luz o el internet mientras registro una venta?

El sistema requiere conexión a internet para procesar ventas ya que es un sistema en la nube. Si el internet falla durante una venta, el sistema mostrará un error pero la venta no quedará registrada. Espera a que vuelva el internet y registra la venta de nuevo.

¿Puedo usar HADS365 desde el celular?

Sí. El sistema es totalmente responsive y funciona en celulares Android e iPhone desde el navegador. No necesitas descargar ninguna aplicación. Abre Chrome o Safari y navega a la dirección del sistema.

¿Cómo sé si un producto tiene stock bajo?

De tres formas: (1) En el Dashboard aparece el contador de "Stock bajo" con los productos afectados. (2) En el POS, las tarjetas de productos con stock bajo tienen un borde naranja. (3) El sistema envía un SMS automático al teléfono de alertas configurado en la empresa.

¿Puedo anular una venta del día anterior?

Sí. Puedes anular cualquier venta con estado "Completada" desde el Historial de Ventas, sin importar la fecha. Al anular se revierte el stock automáticamente.

¿El precio de venta ya incluye el ITBIS (18%)?

Sí. En HADS365 el precio de venta incluye el ITBIS. El sistema calcula el desglose (base + impuesto) automáticamente al momento de cobrar y lo muestra en el ticket. No debes agregar el impuesto manualmente al precio.

¿Qué diferencia hay entre "Pedidos" y "Ventas directas"?

Una Venta directa la registra el cajero y se paga en el momento. Un Pedido lo crea el despachador y queda en cola hasta que el cajero lo cobre. Los pedidos son útiles cuando hay una persona en el área de despacho y otra en caja.

¿Puedo tener varios cajeros abiertos al mismo tiempo?

Sí, dependiendo de tu plan. El plan Básico permite 1 caja simultánea, el Profesional 3 y el Empresarial cajas ilimitadas. Cada cajero abre su propia caja con su usuario.

Contacto y soporte

Soporte técnico HADS365

Teléfono: 📞 849-653-1718

Horario: Lunes a Viernes 8:00 AM – 6:00 PM

Email
info@hernandezads365.com
WhatsApp
849-653-1718
Empresa
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HADS365 POS — Sistema de Punto de Venta para Colmados RD
República Dominicana · Versión 1.0 · 2026